El 65% de las licencias de Salesforce en tu empresa no se usan

Tu empresa paga por Salesforce todos los meses.

Pero ¿cuántos de los usuarios que tienen licencia la usaron en los últimos 30 días?

¿Y en los últimos 90?

En la mayoría de las empresas medianas de LATAM, la respuesta sorprende:

entre el 40% y el 65% de las licencias SaaS sin uso están activas y generando costos.

Las licencias de software sin uso son el desperdicio más frecuente — y el más invisible —

en el presupuesto tecnológico de las empresas. No porque el software no sirva,

sino porque nadie tiene visibilidad real sobre quién usa qué.

Cómo se acumulan licencias sin uso en las empresas

El crecimiento del stack de software en una empresa no es planificado. Es acumulativo.

Un área contrata Notion, otra Asana, otra Monday. Se suman usuarios, se hacen upgrades

de plan, y cuando llega la renovación, nadie sabe con certeza si los 80 asientos

contratados se necesitan realmente.

El problema se agrava por tres razones:

Rotación de personal: Cuando un empleado sale, su licencia rara vez se cancela de

inmediato. Sigue activa, sigue pagándose.

Shadow IT: Software contratado directamente por áreas de negocio, sin pasar por

IT ni Compras. Invisible para quienes deben controlarlo.

Upgrades automáticos: Muchos vendors escalan el plan por defecto al detectar

ciertos niveles de uso. El equipo de Compras a veces lo descubre meses después.

El costo real de las licencias de software sin uso

Una empresa con 500 empleados y un stack de 20 herramientas SaaS puede estar pagando

entre USD 80.000 y USD 200.000 anuales en licencias que nadie usa.

No es un número teórico: es el promedio que detecta Kunzapp en las

primeras semanas de diagnóstico con nuevos clientes.

El costo no es solo financiero. Las licencias sin control también generan riesgo

de seguridad: accesos activos de ex-empleados, datos en herramientas no auditadas,

contratos sin cláusulas de privacidad revisadas.

Cómo detectar las licencias SaaS sin uso: el proceso en 3 pasos

1. Centralizar el inventario.

El primer paso es saber exactamente qué software tiene contratado la empresa, quién lo contrató,

cuánto cuesta y cuándo vence. Suena básico; en la práctica, la mayoría de las empresas no lo

tiene consolidado.

2. Medir el uso real.

Un dashboard de uso muestra, por usuario y por herramienta, la frecuencia e intensidad de uso

en los últimos 30, 60 y 90 días. Esto permite distinguir entre usuarios activos, esporádicos

e inactivos.

3. Actuar sobre los datos.

Con esa información, el equipo de Compras puede cancelar licencias inactivas antes de la

próxima renovación, negociar a la baja el número de asientos, o consolidar herramientas

duplicadas.

Lo que hacen las empresas que ya eliminaron sus licencias sin uso

Los clientes de Kunzapp que completan este proceso generan ahorros promedio del 23% en su presupuesto de software. En la mayoría de los casos, el retorno supera la inversión en la plataforma en menos de 90 días.

El dato que más sorprende en los diagnósticos iniciales no es el dinero: es que casi ningún equipo

de Compras tenía idea de que la situación era así de crítica. La visibilidad no solo genera ahorro

— cambia la conversación interna sobre cómo se gestiona el gasto en tecnología.

📰 Artículo de referencia

• Deloitte Chile — Evoluciona hacia una empresa impulsada por IA (Deloitte + Oracle) — Plataforma con 600+ agentes embebidos para automatización profunda; contexto sobre el ecosistema Salesforce y Oracle en LATAM.
• Deloitte Chile — Red de alianzas tecnológicas: AWS, Google, Oracle, Salesforce, SAP, ServiceNow — Marco de referencia sobre vendors y su penetración en el mercado regional.
  
  

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