En los últimos 5 años, el gasto en softwares en las empresas ha crecido exponencialmente. El porcentaje que representa sobre el gasto total pasó del 11% al 16%, lo que demuestra la velocidad y magnitud de la inversión en tecnología. Esta cifra es cuatro veces mayor que la tasa de inflación, subrayando la importancia crítica de la gestión de software.
Las empresas han adoptado rápidamente estas plataformas digitales por su flexibilidad, facilidad de uso y disponibilidad. Sin embargo, estos beneficios vinieron acompañados de una buena cantidad de desafíos, como la gestión de múltiples aplicaciones e incertidumbres en torno a los niveles de gasto correctos y la optimización del ROI.
Resulta que cualquiera con una tarjeta de crédito corporativa puede ir de compras en secreto y traer herramientas digitales a la fiesta sin que los equipos de TI y finanzas lo sepan. A esto lo llamamos "Shadow IT". Y es una de las razones por las que las empresas están gastando dinero a lo loco en plataformas.
Imagina a los equipos de finanzas con los ojos vendados y sin un mapa claro para optimizar su gasto en softwares... ¡Gran desastre! Pero no te preocupes, no es el fin del mundo. La buena noticia es que no necesitas ser un genio espacial para solucionarlo.
Así que prepárate para explorar cómo los equipos financieros pueden tomar las riendas de los softwares y convertirlos en una mina de ahorros. ¡Este artículo te mostrará el camino a la victoria en el juego del ahorro!
El primer enfoque para la optimización del gasto en softwares es analizar su gasto general. Puede parecer trivial, pero un error común que cometen los equipos financieros es sumergirse en el proceso de optimización sin comprender completamente el tamaño real de la adquisición de plataformas digitales y el gasto asociado.
¿A cuánto asciende su gasto total en aplicaciones?
¿Cuál es su gasto en cada aplicación?
¿Cuál es su gasto en cada proveedor?
¿Cuánto ha gastado cada departamento en aplicaciones y proveedores?
¿Qué departamento gasta más en softwares?
¿Cuál fue su gasto el año pasado y cuál es su gasto en el año actual?
¿Cuál es el gasto de cada entidad (empresas adquiridas)?
¿Cuál es el gasto por cada centro de costo?
¿Quién inicia sesión en estas aplicaciones?
¿Se utilizan todas las licencias?
Estas son solo algunas preguntas que debes responder antes de comenzar a optimizar tu gasto. Puedes recuperar datos directamente de aplicaciones, sistemas de facturación, facturas en tus correos electrónicos u hojas de cálculo para recopilar la información de gastos necesaria.
Sin embargo, esta es la realidad: reunir todos estos datos en un solo lugar lleva bastante tiempo. Tu equipo pasará la mayor parte de su tiempo buscando facturas e iniciando sesión en cada aplicación. Y cuando puedan recopilar toda esta información, es posible que esté obsoleta e incompleta. Entonces, esto es lo que debes hacer:
Una vez que tienes la visibilidad completa, es hora de actuar. Los equipos de finanzas pueden implementar estas iniciativas para generar un impacto directo en el presupuesto.
Para ahorrar tiempo y aumentar la productividad de tu equipo financiero, debes utilizar una plataforma de gestión de gastos (como Kunzapp). Recuperar todos los datos de las aplicaciones o utilizar métodos manuales es bastante tedioso. Una plataforma de gestión de gastos puede brindarte toda la información que necesitas en cuestión de horas.
Las plataformas de gestión de gastos se integrarán con tus sistemas internos financieros para recuperar todos los datos históricos de gastos de aplicaciones y proveedores. Estas integraciones te darán visibilidad centralizada de todas tus aplicaciones y sus gastos relevantes. Ya no es necesario visitar cada aplicación para recuperar estos datos.
Puedes ver cuánto ha gastado en cada aplicación y proveedor. El gasto por área, Centro de Costo y por entidad se puede verificar utilizando una plataforma de gestión de gastos. Podrás comparar los gastos anuales, lo que facilitará al equipo de finanzas calcular el presupuesto para el próximo año en función del crecimiento y los requisitos.
Ahora tienes visibilidad completa de tu gasto y sabe cuánto gasta tu equipo en cada aplicación.
Simplemente compara el gasto con tu presupuesto y los puntos de referencia de precios para comprobar si estás gastando de más.
También podrás ver por qué el gasto superó tu presupuesto:
Utilizar un SaaS manager como Kunzapp puede ayudarte a responder varias de las preguntas.
Muy bien, has verificado tu gasto con respecto a tu presupuesto y puntos de referencia. Este reveló que estás gastando demasiado. Entonces, ¿Cómo se optimiza?
La utilización de aplicaciones y licencias juega un papel vital en el proceso de optimización de costos de SaaS.
Continúa y verifica los datos de % uso de cada aplicación. Verifique si las aplicaciones se están utilizando adecuadamente para lo que pagaron. Una plataforma de gestión de gastos SaaS mostrará los datos de uso sin esfuerzo a través de integraciones directas.
Listado de aplicaciones SaaS en Kunzapp
Las plataformas de gestión SaaS identificarán las aplicaciones no utilizadas y de bajo uso por ti. lncluso enviarán alertas de bajo uso para ayudarte en el proceso. Analice la mala utilización, hable con sus equipos y comprenda sus requisitos.
En la mayoría de los casos, sus equipos habrían encontrado una herramienta mejor o podrían estar usando solo algunas funciones. Según tus requisitos, puede eliminar la aplicación o bajar a un nivel de precios más bajo, ahorrando una cantidad significativa de dinero.
Verifica el uso de licencias, identifica usuarios con baja utilización, dé de baja a usuarios que no hayan iniciado sesión en los últimos 30 días y reasigne licencias a quienes las requieran. Elimine todas las aplicaciones redundantes durante las negociaciones de renovación y minimice sus gastos.
Obtener visibilidad de los patrones de gasto y uso le permitirá reducir una fracción significativa de sus gastos de SaaS. Exploremos iniciativas adicionales para optimizar aún más su gasto en SaaS.
Estamos en 2025 y es hora de eliminar el seguimiento de contratos basado en hojas de cálculo.
El seguimiento descentralizado de contratos es una de las razones importantes por las que se pierden renovaciones. Las hojas de cálculo no le enviarán alertas cuando se acerque la fecha de renovación. Necesita un sistema automatizado de gestión de contratos que le recuerde las próximas renovaciones de contratos y negociadores expertos para poder optimizarlo como en Kunzapp.
Un sistema de gestión de contratos centralizará todos sus contratos y facturas en un solo lugar, lo que facilitará su seguimiento y recuperación durante las negociaciones de renovación.
Según las fechas de renovación extraídas de los contratos, creará un calendario de renovación e iniciará flujos de trabajo 90 días antes de la fecha límite.
Reciba alertas de renovación constantes; Las tareas se escalarán automáticamente a varias partes interesadas de su equipo para garantizar que no se pierda las renovaciones de contrato.
Se encontrará con varios problemas al implementar el proceso de optimización de costos. Aquí hay algunos desafíos comunes:
Las empresas están pagando de más por las herramientas digitales, pero la mayoría de ellas aún no se ha dado cuenta. Si está leyendo esto, creemos que ya está en el camino para optimizar su gasto en softwares.
Kunzapp es una plataforma integral de gestión y control total de todas las plataformas que tienes contratadas; identifica oportunidades de ahorro, gestión de contratos, renovaciones, negociaciones y flujo de trabajo de adquisiciones para ayudar a las empresas destinar de manera inteligente su inversión.