En 2024, el gasto en Software as a Service (SaaS) es una de las partidas más grandes en cualquier organización, superada solo por el costo de nómina. Con el crecimiento del ecosistema tecnológico, se ha vuelto crítico tener una estrategia clara para gestionarlo. El caos del SaaS, o SaaS sprawl, es real y afecta a la mayoría de las empresas que carecen de una figura o un rol dedicado a su gestión.
El impacto del SaaS sprawl
El descontrol ocurre cuando los departamentos adquieren software por su cuenta, sin una estrategia centralizada. Esto lleva a problemas serios:
Falta de visibilidad: Nadie sabe cuántas aplicaciones se usan, quién las paga y si realmente se necesitan.
Gasto descontrolado: Se pagan licencias duplicadas, se renuevan contratos sin negociación y se mantiene software que nadie usa.
Riesgos de seguridad: Las aplicaciones no aprobadas pueden ser vulnerables y exponer datos sensibles.
Aquí es donde entra el rol del SaaS Manager. No es un mago; es un estratega. Esta figura se encarga de centralizar la gestión de todo el ciclo de vida del software, asegurando que cada inversión genere el máximo valor.
Un buen SaaS Manager, apoyado por la tecnología adecuada, tiene cuatro responsabilidades clave:
El objetivo principal es asegurar que no haya un solo gasto innecesario. Un SaaS Manager analiza el uso, identifica licencias sin usar y consolida contratos para negociar mejores precios. Según Gartner, la correcta gestión puede reducir el gasto en software hasta en un 30%. El SaaS Manager se convierte en un aliado financiero, transformando un gasto pasivo en una inversión estratégica.
Con una visión completa del software en uso, el SaaS Manager puede eliminar redundancias. Un equipo puede estar usando una app de gestión de proyectos, mientras otro paga una solución similar. Al centralizar y optimizar el stack, se mejora la colaboración, se reducen los costos y se facilita la estandarización de las herramientas.
Las apps no autorizadas son un punto ciego para la seguridad. El SaaS Manager, en conjunto con el equipo de TI, se asegura de que todo el software cumpla con las políticas de seguridad de la empresa. Además, automatiza la deshabilitación de cuentas de ex-empleados, minimizando la exposición de datos.
El trabajo manual con hojas de cálculo para rastrear licencias es ineficiente y propenso a errores. Un SaaS Manager utiliza un software especializado (como Kunzapp) para automatizar el descubrimiento de aplicaciones, la gestión de usuarios y la preparación de reportes. Esto ahorra tiempo y permite centrarse en el valor estratégico del software.
El rol del SaaS Manager es fundamental para el éxito de una organización en el contexto digital de 2024. Al tomar el control de tu ecosistema de software, no solo reduces costos, sino que mejoras la seguridad y la eficiencia.
No dejes que el caos del SaaS afecte tus finanzas y operaciones. En Kunzapp, te ayudamos a ser el SaaS Manager de tu empresa, ofreciéndote la visibilidad y las herramientas que necesitas para gestionar de forma eficiente.
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