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Introducción
En el panorama financiero de 2025, la gestión y optimización de costos es vital para las empresas en fase de alto crecimiento. El software basado en la nube ha transformado las operaciones gracias a su escalabilidad y seguridad, pero la proliferación de plataformas digitales ha generado un riesgo financiero significativo.
El gasto en aplicaciones es sustancial. Las organizaciones con más de 1000 empleados utilizan en promedio cientos de aplicaciones, y la industria estima que alrededor del 30% del gasto total en software se desperdicia en licencias inactivas. Para un negocio en crecimiento, esta fuga de capital impacta directamente la capacidad de inversión futura.
Es crucial adoptar una disciplina de Gestión de softwares no solo para sobrevivir, sino para garantizar que el crecimiento sea rentable.
¿Por qué es crítico gestionar el gasto en tu stack de software?
La conveniencia del software en la nube se convierte en un arma de doble filo si no se controla. La falta de visibilidad y gobernanza pone a la empresa en riesgo de seguridad, compliance y, lo más importante, de ineficiencia financiera.
Las principales causas del desperdicio son:
1. Redundancia de softwares
La duplicación de plataformas digitales que tienen features superpuestas (ej. usar dos herramientas de comunicación o dos soluciones de almacenamiento). Esto genera un gasto totalmente innecesario por funcionalidades idénticas.
2. Tipo de licencia incorrecta
Adquirir planes premium o avanzados (alto costo) para usuarios que solo necesitan funcionalidades básicas. La falta de análisis de uso provoca una sobrecarga en el presupuesto.
3. Shadow IT y Compliance
El uso no autorizado de aplicaciones sin aprobación oficial es un factor de riesgo de compliance y seguridad. Sin visibilidad sobre estas herramientas, el presupuesto se gasta en riesgos.
3 Pilares para optimizar el gasto en plataformas digitales
Una estrategia de Gestión de Softwares bien definida permite ahorrar capital y asegurar que cada plataforma digital agregue valor al negocio.
1. Descubrimiento total y mapeo de uso
No se puede optimizar lo que no se ve. El primer paso es tener una visión 360° de todo el stack de software.
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Visibilidad Detallada: Una plataforma como Kunzapp ofrece una vista detallada de todos los usuarios, aplicaciones, costos y renovaciones. Esto incluye descubrir todas las herramientas digitales, licencias y transacciones asociadas.
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Monitoreo de la Actividad: El uso es la métrica más importante. Kunzapp mide y monitorea la actividad del usuario para determinar el uso esencial y tomar medidas oportunas para optimizar la asignación de licencias.
2. Optimización de costos basada en datos (FinOps)
Una vez que se tiene la visibilidad, se aplica la inteligencia financiera.
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Reducción de Gasto Innecesario: Asocia automáticamente cada transacción con la aplicación correspondiente. Cruza el uso real con los planes, precios y valor del contrato para reducir el gasto innecesario.
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Ajuste de Licencias: Elimina cualquier licencia o contrato subutilizado del sistema. Identifica usuarios con licencias premium que podrían pasar a un nivel básico, y detén la distribución ineficiente de licencias entre equipos.
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Estimación Futura: Realiza pronósticos completos del gasto futuro basados en los patrones actuales de uso. Esto es clave para el CFO que busca ajustar cualquier fuga y prevenir gastos excesivos en el siguiente ciclo presupuestario.
3. Gobernanza del Cronograma y Off-Boarding
El control se mantiene a través de la automatización de los procesos más tediosos y de alto riesgo.
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Planificación de Renovaciones: Mantente siempre al tanto de todo lo relacionado con las licencias. Elimina la facturación "shadow" mediante la planificación y recordatorios automáticos de renovación. Esto te da el tiempo necesario para negociar.
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Control del Off-Boarding: Implementa procesos que te permitan eliminar automáticamente las licencias de empleados que abandonan la organización, evitando el riesgo de seguridad y el gasto pasivo.
Kunzapp: Tu socio en la gestión de gasto escalable
Incorporar prácticas de reducción de costos no tiene por qué ser tedioso. El software permite a las empresas escalar de manera eficiente, pero la gestión inadecuada del stack de software puede impactar negativamente las finanzas.
Con Kunzapp, obtienes una herramienta de Gestión de Softwares que te ayuda a:
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Controlar costos y aumentar el ahorro mediante la optimización de licencias.
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Gestionar renovaciones y eliminar suscripciones duplicadas.
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Eliminar la subutilización de recursos con datos de uso en tiempo real.
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Gestionar y controlar todos tus softwares en un solo lugar para una eficiencia total.
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