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Introducción
La gestión contractual es un factor crítico en la salud financiera de cualquier empresa. En el contexto del stack de software, una gestión ineficiente de los contratos y las renovaciones puede generar pérdidas significativas. Un reciente informe de la industria señala que la falta de visibilidad en los contratos lleva a las organizaciones a comprometer un gasto innecesario que puede superar el 12% de su inversión tecnológica total.
El problema es claro: los contratos de plataformas digitales se renuevan automáticamente, el uso del software es descentralizado y los equipos de Finanzas carecen de una fuente única de verdad para negociar.
Una plataforma de Gestión de Softwares como Kunzapp resuelve esta problemática al centralizar todos los contratos y notificar con 15, 30, 60 y 120 días de antelación. Esto no solo te da visibilidad, sino la inteligencia de datos (como el porcentaje de uso real) necesaria para tomar decisiones informadas y renegociar con argumentos sólidos.
A continuación, presentamos 10 mejores prácticas para maximizar la renovación de tus softwares y asegurar que cada contrato añada valor.
10 Prácticas para una renovación estratégica de plataformas digitales
1. Designar un propietario para cada herramienta digital
Asigna un responsable único para cada plataforma digital. Esta persona es responsable de monitorear el uso, evaluar el ROI y tomar la decisión de renovar o descontinuar la herramienta. La ausencia de un propietario genera ambigüedad y gasto pasivo.
2. Revisión exhaustiva de las cláusulas de renovación
No firmes a ciegas. Establece un proceso de revisión legal para las cláusulas de renovación. Esto incluye evaluar los términos de extensión automática, las posibles sanciones por terminación anticipada y la estrategia de salida para evitar compromisos financieros imprevistos.
3. Centralizar el calendario de contratos
Elimina las hojas de cálculo y los correos electrónicos dispersos. Utilizar un calendario de renovación centralizado ahorra tiempo de gestión y, crucialmente, previene pérdidas financieras al garantizar que no se pase por alto ninguna fecha límite.
4. Controlar las renovaciones automáticas con datos
Las empresas pierden capital debido a los contratos que se renuevan sin monitoreo. Adopta una herramienta de Gestión de Softwares que centralice tus acuerdos. Recibirás alertas automáticas antes de que un contrato se renueve, dándote la capacidad de decidir con base en la usabilidad real y el precio de mercado.
5. Realizar una previsión presupuestaria proactiva
La planificación de estas renovaciones debe ser parte integral de la previsión presupuestaria trimestral. Anticipar los próximos gastos permite a Finanzas asignar fondos, negociar con tiempo y evitar sorpresas financieras a mitad de año.
6. Evaluar la usabilidad como métrica de decisión
Antes de renovar cualquier plataforma digital, verifica su uso real. Si estás pagando por 100 licencias, pero solo se usan 70, debes desescalar. Medir la usabilidad es la clave para justificar el gasto y el punto de partida para cualquier negociación.
7. Garantizar la visibilidad total del stack de software
Adopta una plataforma de gestión de softwares que actúe como una "única fuente de verdad". La consolidación de todos los datos (contratos, invoices, usuarios y uso) es fundamental para un presupuesto preciso y decisiones de renovación informadas.
8. Realizar una evaluación de riesgos y dependencias
Antes de renovar, comprende qué tan dependiente es tu negocio de esa herramienta digital. Una evaluación de riesgos garantiza la continuidad del negocio y te prepara para posibles escenarios de vendor lock-in (dependencia excesiva del proveedor).
9. Comprobar el Compliance y la seguridad de datos
El riesgo de seguridad es un factor de no-renovación. Evalúa el cumplimiento de la plataforma digital con los últimos protocolos de protección de datos (compliance). Esto protege la reputación de la empresa y mitiga posibles sanciones legales.
10. Desarrollar una estrategia de salida (Exit Strategy)
Implementa una evaluación de estrategia de salida para softwares críticos. Tener un plan concreto para migrar datos en caso de no renovación minimiza las interrupciones operativas y te da poder en la negociación.
Kunzapp: Tu Socio en la Renovación de Contratos
La implementación de estas mejores prácticas es un proceso de mejora continua. Con Kunzapp, puedes gestionar y controlar este ciclo de vida con confianza.
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NaaS (Negotiation as a Service): Nuestro equipo de expertos negocia las renovaciones de tus softwares, aprovechando datos de benchmarking para conseguir los mejores acuerdos.
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Control y Automatización: Gestiona y controla todos tus softwares en un solo lugar con notificaciones automáticas y insights de uso en tiempo real.
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Ahorro Demostrado: Gracias a la visibilidad total, conseguimos para nuestros clientes ahorros de hasta un 20% en la gestión de sus plataformas digitales.
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