Todo lo que debes revisar antes de renovar una licencia SaaS

Introducción

Renovar una licencia SaaS debería ser una decisión estratégica, no solo administrativa.

Pero muchas empresas se enfrentan a esto con urgencia, sin claridad de uso, costos reales o necesidades futuras.

En Kunzapp, acompañamos a líderes de finanzas, TI y procurement a tomar decisiones con datos y foco en eficiencia.

Por eso, preparamos esta checklist esencial para evitar renovaciones automáticas innecesarias y asegurar el mayor retorno por cada software contratado.

1. 🔍 Evalúa usuarios activos vs licencias pagadas

¿Estás pagando por usuarios que no entran hace meses?

• En LATAM, empresas con +1000 colaboradores usan en promedio 177 herramientas SaaS, pero hasta el 60 % de las licencias están inactivas en los primeros 3 meses de uso.
• Detectar este desajuste es el primer paso para renegociar contratos o reasignar licencias antes de renovar.

👉 Acción: audita el uso real de cada herramienta y establece umbrales para dar de baja cuentas inactivas.

2. 📉 Valida si la herramienta sigue siendo crítica

¿El equipo la necesita… o solo sigue ahí porque “siempre ha estado”?

• Con la adopción de nuevas soluciones internas o cambios de proceso, muchas herramientas pierden relevancia.
• Más del 30 % de las aplicaciones activas en grandes empresas podrían reemplazarse o consolidarse según estudios globales.

👉 Acción: consulta con líderes de área si el software sigue aportando valor concreto.

3. 📈 Compara el costo actual con el histórico

¿El proveedor aumentó el precio sin explicarlo?

• En LATAM, los precios de renovación SaaS crecen entre 5 % y 10 % anual, ya sea por inflación, tipo de cambio o política comercial.
• Si el aumento es mayor, estás en posición de negociar.

👉 Acción: revisa la evolución de precios y exige condiciones justas o descuentos por renovación anticipada o contratos anuales.

4. 🔐 Revisa el compliance y la seguridad

¿El software cumple con los estándares actuales de tu industria?

• Con regulaciones como LGPD en Brasil o la protección de datos en sectores financieros, la seguridad ya no es opcional.
• El 90 % de empresas grandes en LATAM ya incorporan estándares de detección de amenazas en su stack digital.

👉 Acción: pide certificados (SOC 2, ISO 27001), auditorías recientes o políticas de residencia de datos.

5. 📊 Mide el impacto: ¿vale lo que cuesta?

¿La herramienta ha generado eficiencia real o es solo “una más”?

• Medir el retorno en tiempo ahorrado, errores reducidos o decisiones mejoradas es esencial.
• Un incremento del 5 % en retención de herramientas útiles puede elevar el ROI hasta un 95 %.

👉 Acción: define métricas de uso y productividad para cada software antes de renovar.

6. 🤝 Renegocia con datos, no con intuición

¿Tienes argumentos concretos para obtener mejores condiciones?

• Empresas con alta visibilidad y control logran tasas de renovación hasta del 90 %, vs. un promedio global de 85 %.
• Usar estos benchmarks junto con tus propios datos te da más poder al negociar.

👉 Acción: presenta KPIs reales, renegocia términos y pide precios fijos si tu historial de uso es sólido.

7. 🧠 Evita el Shadow IT: centraliza, automatiza y controla

¿Quién está renovando qué? ¿Y desde qué presupuesto?

• En promedio, solo el 27 % del gasto en SaaS es controlado directamente por TI. El resto, suele quedar en manos de otras áreas sin gobernanza ni seguimiento.
• Esto genera duplicidad, renovaciones automáticas y riesgos de seguridad.

👉 Acción: centraliza contratos, crea alertas antes del vencimiento y visibiliza cada herramienta por dueño y área.

🧩 ¿Quieres aplicar esta checklist en tu organización?

En Kunzapp ayudamos a tener una visión 360° de tu ecosistema SaaS:

• Monitoreamos uso real
• Integramos feedback de áreas
• Analizamos ROI
• Detectamos oportunidades de ahorro

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Comparte este artículo con tu equipo de compras, finanzas o TI especialmente si están por renovar licencias este trimestre. Puede ser la diferencia entre seguir pagando de más o tomar el control del stack con datos reales.

¿Quieres ver cómo otras empresas de LATAM ya están auditando su software de forma inteligente y sin fricciones?

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