Hay una pregunta que los equipos de Procurement en LATAM casi nunca pueden responder con certeza: ¿cuánto debería costar este contrato de software?
La negociación de contratos de software en LATAM sin datos es el error más caro que cometen
los equipos de compras — no porque no sean buenos en su trabajo, sino porque históricamente
no han tenido acceso a los benchmarks que hacen posible esa respuesta.
Por qué la negociación de
software en LATAM opera sin información
El mercado de software empresarial creció sostenidamente en los últimos cinco años en la región.
Más herramientas, más vendors, más modelos de licenciamiento. Los equipos de Procurement
tuvieron que adaptarse a negociar productos que no siempre entienden del todo, con vendors que tienen mucha más información que ellos sobre el mercado.
El resultado más frecuente: negociaciones reactivas. El vendor propone, el equipo de compras
contra-propone con argumentos de presupuesto, y se llega a un acuerdo que satisface al vendor
más que al comprador.
Qué significa negociar contratos
de software sin benchmarks
Negociar sin benchmarks tiene consecuencias concretas:
- Se acepta el precio de lista con un descuento cosmético. El 10% de descuento que otorga el vendor "como excepción" es, en muchos casos, el descuento que obtiene cualquier cliente que
pide. Los mejores deals están varios puntos porcentuales más abajo.
- No se identifican alternativas reales. Sin saber qué cuesta una solución comparable, es difícil argumentar que la competencia es una opción viable. El vendor lo sabe.
- Las renovaciones se hacen en modo automático. Sin visibilidad del uso real y del mercado, el camino de menor resistencia es renovar en las mismas condiciones. Año tras año.
La ventaja que se pierde antes de llegar a la mesa
Juan Carlos Chacón, NaaS & Partnerships Lead LATAM de Kunzapp y especialista con más de
USD 40M en contratos SaaS optimizados en la región, lo resume con precisión: el problema del procurement de software no es negociar mal, es negociar tarde. Cuando un equipo de compras
llega a la mesa 30 días antes del vencimiento, el vendor ya tiene toda la ventaja.
Ya no hay presión de tiempo, ya no hay opciones reales sobre la mesa.
El presupuesto de software, sostiene Chacón, no se optimiza en la negociación: se gana o se
pierde seis meses antes.
Los datos respaldan esa lógica. La adquisición de Vendr por parte de Vertice —
que consolidó el dataset de procurement SaaS más grande del mundo con 250.000 negociaciones registradas — muestra que iniciar el proceso 90 días antes del vencimiento genera un
ahorro promedio del 49%.
En LATAM, según la experiencia de Chacón sobre el terreno, la mayoría de las empresas se entera
del nuevo precio cuando el contrato ya está firmado.
Los tres datos que cambian una negociación de contratos de software
Una negociación de software bien preparada parte de tres insumos:
1. Uso real del período anterior. Cuántos usuarios activos tuvo la herramienta, con qué frecuencia, qué módulos se usaron. Este dato justifica reducciones de asientos y elimina argumentos del vendor sobre "el valor entregado".
2. Benchmark de mercado. Qué pagan empresas de tamaño similar por el mismo producto en la región. Este es el dato más difícil de conseguir de forma independiente y el más poderoso en una mesa de negociación.
3. Contexto competitivo del vendor. Cuándo cierra el trimestre, qué alternativas existen, qué presión tiene el vendor para retener clientes en el segmento mid-market. El timing importa.
El nuevo rol de Procurement en la negociación de software empresarial en LATAM
Las empresas que están profesionalizando su área de Procurement no tratan el software como una categoría de gasto fija. Lo tratan como una categoría negociable, con ciclos, con palancas, y con potencial de ahorro real.
Ese cambio de mentalidad —de administrador de contratos a gestor estratégico de gasto— es lo que diferencia a los equipos de compras que generan valor de los que simplemente aprueban facturas.
Kunzapp da a esos equipos la infraestructura para operar con datos: inventario centralizado, métricas de uso por herramienta, benchmarks de precio y acceso a un equipo que ha negociado los mismos contratos decenas de veces.
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