Gobernanza de Softwares: Cómo eliminar el gasto y caos en SaaS

Introducción

La gobernanza de TI es el motor que permite a una empresa escalar sin perder el control financiero ni operativo. Sin embargo, en organizaciones de rápido crecimiento, suelen aparecer "dolores" recurrentes: contratos fantasma, licencias sin uso y un onboarding que se siente como un obstáculo en lugar de una bienvenida.

"El software que no se mide no solo es un gasto innecesario, es un riesgo de seguridad latente para la infraestructura de la compañía."

¿Qué es la gobernanza de software y por qué es crítica?

La gobernanza de software es el conjunto de procesos y políticas que aseguran que las herramientas digitales de una empresa se utilicen de manera eficiente, segura y rentable. Su objetivo es evitar la proliferación descontrolada de SaaS (SaaS Sprawl) y garantizar que cada dólar invertido genere valor real.

FAQ: Preguntas frecuentes sobre gestión de activos de software

1. ¿Por qué tengo licencias pagadas que nadie usa?

Esto ocurre por falta de visibilidad. El desperdicio en software es como alquilar una oficina donde el 30% de los escritorios están vacíos; la diferencia es que en la nube, el vacío es invisible para el ojo humano, pero no para el estado de resultados.

2. ¿Quién debe ser el "Owner" de una aplicación?

Cada software debe tener un dueño de negocio (quien lo usa) y un dueño técnico (TI). Sin esta claridad, las renovaciones se firman por inercia y los contratos se pierden en bandejas de entrada olvidadas.

3. ¿Cómo evitar el "Onboarding Eterno"?

La clave es pasar de la solicitud manual a los paquetes mínimos por rol. Si un nuevo desarrollador entra hoy, sus accesos base deberían estar listos de forma automática según su función (Job Family).

El reto de las herramientas duplicadas: Jira, Trello y Monday

¿Es común que los equipos usen tres herramientas para lo mismo? Sí. ¿Es eficiente? No. La falta de una "fuente de la verdad" o catálogo de software disponible empuja a los empleados a buscar soluciones externas, aumentando el riesgo de Shadow IT.

¿Cómo reducir la duplicidad de herramientas?

Para consolidar tu stack, tu proceso de adquisición debe responder tres preguntas clave:

• ¿Existe ya algo similar? Análisis de overlap con herramientas actuales.

• ¿Es escalable? Evaluación de seguridad, integraciones y soporte.

• ¿Hay un catálogo oficial? Si el usuario no sabe qué herramientas ya paga la empresa, comprará una nueva por su cuenta.

Perspectiva de Negocio: Hablar el mismo idioma que Finanzas

Una brecha común es que IT y Finanzas no se entienden. Para justificar un presupuesto, no basta con pedir "mejores herramientas". Es necesario conectar la tecnología con el impacto:

Recomendaciones para una colaboración entre IT y Procurement

Para que la gobernanza escale, la relación entre Procurement (Compras) e IT debe ser ágil. Se recomienda:

• Puntos de contacto únicos: Centralizar las necesidades para evitar burocracia.

• Datos de uso real: No negociar contratos basados en suposiciones, sino en métricas de adopción.

• Agilidad en el SLA: Procesos lentos incentivan a los usuarios a saltarse las normas de seguridad.

Conclusión

La gobernanza de software exitosa en Kunzapp se sostiene sobre cuatro pilares: ownership claro, datos de uso en tiempo real, paquetes de acceso por rol y un catálogo oficial. Al centralizar estos elementos, las empresas no solo ahorran dinero, sino que eliminan la fricción operativa que frena la innovación