5 claves de optimización de gasto para empresas Enterprise

Introducción

En las grandes corporaciones, la gestión del stack de software es una tarea de alto riesgo financiero y compliance. La inversión en plataformas digitales es masiva, posicionándose como el segundo gasto operativo más importante después de la nómina.

Con el gasto global en software proyectado a crecer un 14% en 2025, y las grandes empresas gestionando, en promedio, más de 700 aplicaciones, el riesgo de desperdicio es inaceptable. Una gestión ineficiente puede fácilmente traducirse en millones de dólares perdidos anualmente en licencias duplicadas o inactivas.

El desafío del CIO y CFO no es si invertir, sino cómo asegurar que cada dólar en tecnología genere el máximo ROI y mantenga el compliance a escala global.

5 estrategias para la optimización del presupuesto tecnológico Enterprise

Definir el costo y la composición de un stack de software en un entorno complejo requiere un enfoque sistemático. Aquí tienes 5 estrategias para asegurar la eficiencia financiera:

1. Auditoría Continua y Zero-Based Budgeting (ZBB) de Licencias:

La auditoría debe ser un proceso activo. Adopta el modelo ZBB para el software, exigiendo que cada licencia se justifique periódicamente. En grandes empresas, el desperdicio por licencias inactivas o por planes premium subutilizados es la mayor fuga de capital. Una auditoría continua y granular con datos en tiempo real es fundamental para eliminar ese gasto recurrente.

2. Prevención Rigurosa de Redundancia Funcional por Departamento

El problema de la duplicidad funcional se agrava en grandes estructuras, donde múltiples departamentos (o regiones) adquieren herramientas digitales con capacidades idénticas (ej. dos plataformas digitales de gestión de workflows). El equipo de Procurement debe establecer un proceso de validación centralizado para rechazar cualquier compra que replique una funcionalidad ya existente en el stack de software.

3. Software Asset Management (SAM) y Compliance:

En el ámbito Enterprise, la Gestión de Softwares es sinónimo de SAM y mitigación de riesgo. El presupuesto debe incluir un riguroso control de compliance de todas las plataformas digitales para cumplir con normativas globales (GDPR, SOX, etc.). El riesgo de auditoría por under-licensing (o las multas por Shadow IT no controlado) justifican por sí solos una inversión en herramientas de gestión.

4. Negociación Experta Basada en Datos de Benchmarking

Las negociaciones de contratos (especialmente con grandes vendors de ERP o CRM) deben estar respaldadas por inteligencia de mercado. El CFO debe apalancarse en datos de benchmarking para conocer el "precio justo" y utilizar la consolidación de contratos para obtener los máximos descuentos por volumen. La falta de datos impacta directamente la rentabilidad del acuerdo.

5. Creación de un Software Governance Council Obligatorio

La descentralización del gasto debe ser contrarrestada por un órgano de gobernanza. Un Software Governance Council (TI, Finanzas, Legal) debe establecer la política de aprobación de nuevas herramientas digitales y monitorear los indicadores clave de rendimiento (KPIs) del stack tecnológico, asegurando que toda inversión sea estratégica y segura.