Adquisición de Plataformas Digitales: 8 Pasos Clave para Procurement

Francisco Abarca oct 6, 2025

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Introducción

El proceso de adquisición de plataformas digitales es una función estratégica que impacta directamente la seguridad, la eficiencia operativa y el margen de costos de una empresa. En el entorno actual, donde el stack de software crece exponencialmente, una gestión deficiente puede costar a las organizaciones miles de dólares y generar riesgos de compliance.

El equipo de Procurement tiene la misión de asegurar que la inversión en tecnología sea la correcta. Sin embargo, este proceso está lleno de complejidades inherentes al mercado de herramientas digitales.

El Desafío de Adquirir Stack de Software

La adquisición de softwares se refiere a la compra y renovación de aplicaciones para satisfacer una necesidad de negocio específica. Este proceso es desafiante por varios factores:

Falta de Estandarización: El mercado evoluciona tan rápido que nuevas plataformas digitales y proveedores surgen constantemente, sin un marco común de comparación de funcionalidades, capacidades o términos contractuales.
Complejidad de Integración: Evaluar la interoperabilidad de una nueva herramienta digital con los sistemas locales o con el stack de software existente es un reto técnico que a menudo requiere tiempo y recursos de TI.
Riesgo de Compliance y Seguridad: Cada nueva adquisición debe someterse a una rigurosa due diligence para mitigar la exposición a vulnerabilidades y asegurar el cumplimiento de normativas como GDPR o ISO.
Desafíos en la Negociación: Obtener términos contractuales favorables (precios, SLA, cláusulas de terminación) requiere datos de benchmarking precisos y experiencia, algo que los equipos de Procurement sin apoyo tecnológico a menudo tienen dificultad en conseguir.
Alineación Interna: Coordinar a los stakeholders (TI, Finanzas, y las áreas de negocio) que tienen diferentes prioridades y sistemas de datos puede retrasar las decisiones de adquisición y renovación críticas.

8 Pasos para Optimizar la Adquisición de Plataformas Digitales

Para transformar la complejidad en un proceso sistemático y controlado, los equipos de Procurement deben seguir estos pasos:

1. Definir los requisitos operacionales

Antes de iniciar la búsqueda, establece claramente los requisitos funcionales, técnicos y de compliance que debe cumplir la plataforma digital. Esto asegura que la solución seleccionada satisfaga una necesidad específica del negocio.

2. Establecer criterios de evaluación unificados

Crea una lista de criterios de evaluación exhaustivos. Esta lista debe ir más allá de las funcionalidades, incluyendo escalabilidad, facilidad de uso, políticas de seguridad del proveedor y compatibilidad con el stack de software existente.

**3. Involucrar a los interesados clave (Stakeholders)**

Integra activamente a los equipos de TI (por la integración y seguridad), Finanzas (por el presupuesto y TCO) y a los usuarios finales (por la adopción). Su participación temprana garantiza la alineación y reduce las fricciones posteriores.

4. Utilizar herramientas de evaluación de software

Ante la dificultad de comparar soluciones diversas, utiliza herramientas de gestión de software (como Kunzapp). Estas plataformas proporcionan datos y benchmarking que permiten una evaluación efectiva y aseguran que se obtenga el mejor valor para la organización.

**5. Evaluar el riesgo del proveedor (Due Diligence)**

Realiza una debida diligencia profunda. El riesgo del proveedor abarca su estabilidad financiera, reputación, su postura de seguridad y su capacidad para cumplir con los estándares de compliance necesarios.

6. Elaborar un contrato exhaustivo y flexible

El contrato debe cubrir todos los elementos críticos: precios, acuerdos de nivel de servicio (SLA), términos de soporte, responsabilidades de compliance y, de manera crucial, cláusulas de terminación claras. La flexibilidad debe ser un factor de negociación.

7. Desarrollar un plan de gestión futura

La adquisición es solo el principio. Desarrolla un plan para la gestión continua de la herramienta digital, incluyendo la supervisión del uso, el manejo de incidentes con el proveedor y un cronograma para futuras actualizaciones de configuración.

8. Revisar y actualizar los contratos regularmente

Los contratos no son estáticos. Revísalos y actualízalos para reflejar cualquier cambio en las necesidades de la organización o en la oferta del proveedor. El seguimiento proactivo de las fechas de renovación es esencial para ganar ventaja en las negociaciones.

Kunzapp: Automatizando la Adquisición Estratégica

El proceso de adquisición y gestión de softwares no tiene por qué ser abrumador. Con Kunzapp, las organizaciones pueden introducir procesos consistentes y automatizados.

Alineación Automatizada: Kunzapp automatiza los flujos de trabajo de adquisición y renovación, alineando a los stakeholders con datos centralizados y en tiempo real.
NaaS (Negotiation as a Service): Nuestro servicio especializado negocia los softwares por tu empresa, asegurando los mejores términos y precios.
Control y Visibilidad: Te damos una visión completa de tu stack de software, liberando a los equipos de Procurement de tareas manuales para que se centren en decisiones estratégicas.

Gestiona y controla todos tus softwares en un solo lugar para hacer cumplir las políticas de compra y enfocar los esfuerzos de Procurement en adquisiciones que realmente impulsan el negocio.

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