Los 3 errores más comunes en la gestión de licencias SaaS

Introducción

En el dinámico mundo del software como servicio (SaaS), las empresas confían cada vez más en un ecosistema de aplicaciones y herramientas para operar. Esta dependencia trae consigo una gestión de activos digitales que puede ser una pesadilla. No hablamos solo de mantener los servicios activos, sino de asegurar que cada licencia agregue el valor esperado sin que se convierta en un costo oculto o un riesgo.

Como expertos, hemos visto cómo líderes de TI y finanzas cometen errores muy específicos que impactan directamente en el presupuesto y la eficiencia operativa. Entender y corregir estos fallos no es una opción, es una necesidad para cualquier organización que aspire a la optimización financiera y a una gobernanza de software robusta.

A continuación, destripamos los 3 errores más comunes en la gestión de licencias SaaS y te mostramos cómo Kunzapp puede ser el motor de tu estrategia de optimización.

1. El "Shelfware": Ignorar la subutilización o el abandono

Este es quizás el error más costoso. El Shelfware (o software en la estantería) ocurre cuando una organización paga por licencias que están infrautilizadas o, peor aún, completamente inactivas.

¿Por qué sucede?

• Rotación de personal: Un empleado deja la empresa y su licencia queda activa por "si acaso".

• Adquisiciones impulsivas: Se contrata una herramienta para un proyecto piloto que luego se abandona, pero la suscripción sigue corriendo.

• Desconocimiento del uso real: Se compra el plan Premium con funciones avanzadas cuando el equipo solo usa las funcionalidades del plan Básico.

El impacto: Pagar por algo que no usas es pérdida directa de capital. En un entorno de cientos de licencias, esto puede sumar fácilmente miles de dólares al año.

2. La "Sombra del SaaS": Falta de visibilidad y control descentralizado

Con la facilidad de comprar software con una tarjeta de crédito corporativa, la gestión de licencias se ha descentralizado. Los diferentes departamentos (Marketing, Ventas, Desarrollo) adquieren sus propias herramientas sin una supervisión centralizada de TI o Compras. A esto lo llamamos la Sombra del SaaS.

¿Por qué sucede?

• Falta de un repositorio único: No existe un inventario centralizado y en tiempo real de todas las suscripciones activas, quién las usa y cuándo se renuevan.

• Renovaciones automáticas sorpresivas: Las fechas de renovación no están en un calendario compartido, lo que elimina la capacidad de negociar o cancelar a tiempo.

• Duplicidad de funcionalidades: Diferentes equipos usan dos o tres herramientas distintas para hacer lo mismo (ej: una para gestión de proyectos y otra para tracking de tareas).

El impacto: El caos y la falta de control son el caldo de cultivo para la duplicación de costos y, peor aún, para brechas de seguridad al no tener control sobre quién tiene acceso a qué datos.

3. Enfocarse solo en el precio de la compra inicial

Un error común es evaluar el valor de una licencia únicamente por su costo de adquisición o la primera cuota mensual. En SaaS, la negociación es un proceso continuo que debe centrarse en el TCO (Costo Total de Propiedad) y el valor a largo plazo.

¿Por qué sucede?

• No aprovechar la estacionalidad: No se alinean las fechas de renovación para negociar un volumen mayor o mejores términos.

• No auditar los términos y condiciones: Los contratos SaaS son complejos. No revisar las cláusulas de aumento de precio o las penalizaciones por salida puede atar a la empresa a un acuerdo desfavorable.

• Falta de benchmarking constante: No comparar activamente el precio pagado con lo que están pagando otras empresas similares por el mismo servicio.

El impacto: Se pierde el poder de negociación. Al no tener datos de uso real (error 1) y una visión de las fechas (error 2), se entra a la mesa de negociación en una posición de debilidad, condenando a la empresa a pagar la tarifa completa cada año.

 Comienza ahora: agenda tu demo aquí.